INFORMACIÒN Y DOCUMENTACIÒN
GESTIÒN DE REGISTROS – DIRECTRICES
Por: C. Manning
T.S.I.G -SENA
En la actualidad en cuanto a la gestión de documentos, se dispone de la Norma ISO 15489, estructurada en dos partes, que toman en consideración los requisitos específicos de la Gestión de Documentos de archivo, incluidos los documentos digitales, como los contextos reguladores y sociales más amplios en que se crean, gestionan y utilizan.
En el siguiente párrafo se describe el origen, la estructura y contenido de la norma, considerada como marco de referencia para el desarrollo de otras normas, profundizando en lo referente al Informe Técnico ISO 15489-2.
La ISO 15489, fue desarrollada por el subcomité 11 Archivo y Gestión de Registros, de la ISO, con el fin de mejorar las prácticas de la gestión de documentos en las organizaciones; siendo aplicable en cualquier entorno organizativo, independientemente de su naturaleza, tamaño o actividad, y además a nivel personal.
Esta norma se estructura en dos partes:
- ISO 15489-1 Generalidades: ésta norma tiene como fin proporcionar a los directivos de la organizaciones conceptos suficientes sobre la importancia de realizar adecuadamente su gestión documental, sentando las bases de un sistema de gestión documental, tanto en el entorno tradicional, como en el electrónico.
- ISO 15489-2 Directrices: Es un informe técnico, destinado a proporcionar procedimientos adecuados en la implementación de un sistema de gestión documental, teniendo en cuenta la metodología DIRKS, que consiste en realizar los siguientes pasos: a) Investigación preliminar
b) Análisis de las actividades de la organización (funcional/secuencial).
c) Identificación de requisitos para documentos
d) Evaluación de los sistemas existentes
e) Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos.
f) Diseño de un S de G de documentos (incluye rediseño de procesos)
g) Implementación de un sistema de documentos
h) Revisión de post-implementación (supervisión).
DISEÑO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMAS DE REGISTRO
Incidiendo en los proceso de control de gestión de evidencias, con especial énfasis en la clasificación y evaluación de documentos. Además determina la importancia de establecer una política organizacional que involucre la gestión de documentos, con responsabilidades y actividades definidas orientadas a la creación, captura, gestión, archivo, disposición y utilización de los documentos; como evidencia de la actividad empresarial durante el tiempo que sea necesario usar y mantener los documentos.
Gracias a su metodología, involucra al personal que recibe y maneja los documentos, brindando una guía para el cumplimiento de ISO 15489-1; siendo aplicable a empresas dedicadas a la gestión de archivo, o con diferentes fines, tanto públicas o privadas, y a cualquier tipo de documento creado o recibido por la organización, su aplicación es voluntaria.
Ésta guía, fue prevista para mejorar la gestión documental de cualquier organización y actualmente está siendo sometida a un proceso de revisión, que tiene por finalidad orientarla de manera más aguda y sencilla su lectura y comprensión por parte de los directivos y las personas responsable de la gestión documental de las organizaciones; mostrando de manera mas explicita su interés por la gestión de proceso.
Profundiza en aspectos procedimentales para el cumplimiento de la parte 1, se orienta al personal q debe trabajar con los documentos.
Gracias a la lectura de ISO 15489 1 y 2, se puede concluir:
- El uso de Normas y Guías Técnicas permiten contrastar el bien hacer o mal hacer cotidiano. Garantiza la disminución del margen subjetivo (depende del modo de pensar y actuar de cada persona) en la gestión de los documentos de archivo.
- Se puede afirmar que si se cumple con las normas técnicas, la legislación y regulaciones vigentes en cuanto a documentación, se puede lograr la efectividad en la gestión documental.
- La ISO 15489-1, tiene como finalidad es proporcionar a los directivos de las organizaciones conceptos suficientes para gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como para efectos de responsabilidad social.
-Su orientación le permite ser aplicada en cualquier organización en busca de la disminución de la Burocracia, y su implantación puede ser a nivel organizativo o personal.
- La ISO 15489-2, es una Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar.
- La guía permite planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de documentos durante su ciclo de vida, obteniendo eficiencia y eficacia en todos los procesos de la Organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos, cliente interno y externo en el desarrollo de sus actividades.
-Con su aplicación, además se logra:
Unifica lenguaje técnico
Reducir costos
Solucionar problemas repetitivos
Proporciona datos técnicos para desarrollar estrategias.
Asegurar una buena comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso.
Disminuir litigios.
Mejorar el producto/servicio.
