ISO 15489-1
Campo de Aplicación: Regula la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos. Se recomienda su aplicación para garantizar que se crean, incorporan y gestionan los documentos de archivo adecuados.
Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.
El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para su implantación. Como novedad, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los metadatos
Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, debenposeer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión. ISO15489.
La norma ISO 15489-1, publicada en el 2001, bajo el título Information and Documentation: Records Management: Part 1. General, fue presentada, en España, después de un difícil proceso de traducción, como la norma “ UNE-ISO 15489-1: 2005. Información y documentación: Gestión de documentos: Parte 1. Generalidades”. Originalmente, la International Standard Organization (ISO) había tomado como base la norma australiana AS 4390 publicada en el año 1996.
Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para su implantación. Como novedad, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los metadatos.
Como integrante del Grupo de Trabajo "Records Management" del Comité Técnico de Normalización (Documentación) CTN 50 de AENOR (España), la empresa especializada en desarrollo de software de gestión documental para archivos, bibliotecas y museos DIGIBIS, tuvo una activa participación en la revisión y traducción de la primera parte de la norma técnica ISO 15489. Su uso es imprescindible para los responsables y especialistas de las organizaciones de la administración pública, las empresas privadas, las empresas consultoras, las empresas proveedoras de software de gestión documental, los docentes universitarios e investigadores.
Contenido:
4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo
5. Entorno normativo
6 Política y responsabilidades, 6.2 Política 6.3 Responsabilidades
7 Requisitos de la gestión de documentos de archivo
7.1 Principios de un plan de gestión de documentos de archivo
7.2 Características de un documento de archivo
7.2.2 Autenticidad 7.2.3 Fiabilidad
7.2.4 Integridad 7.2.5 Disponibilidad
8 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo
8.2 Características de un sistema de gestión de documentos de archivo
8.2.2 Fiabilidad 8.2.3 Integridad 8.2.4 Conformidad 8.2.5 Exhaustividad
8.2.6 Carácter sistemático
8.3 Etapas del diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo
8.3.2 Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos de archivo
8.3.3 Soporte físico de almacenamiento y protección
8.3.4 Gestión distribuida 8.3.5 Conversión y migración
8.3.6 Acceso, recuperación y uso .8.3.7 Conservación y disposición
8.4 Metodología para el diseño y la implementación
a) Investigación preliminar.
b) Análisis de las actividades de la organización.
c) Identificación de los requisitos.
d) Evaluación de los sistemas existentes.
e) Identificación de estrategias para cumplir los requisitos.
f) Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo
g) Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo. .
h) Revisión posterior a la implementación.
8.5 Suspensión de los sistemas de gestión de documentos de archivo
9 Procesos y controles de la gestión de documentos de archivo
9.1 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema
9.2 Establecimiento de los plazos de conservación
9.3 Incorporación de los documentos
9.5 Clasificación 9.5.1 Clasificación de las actividades de la organización
9.5.4 Indización 9.5.5 Atribución de números y códigos
9.6 Almacenamiento y manipulación
9.7 Acceso
9.8 Trazabilidad 9.8.1 Generalidades 9.8.2Trazabilidad de las acciones
9.8.3 Trazabilidad de la ubicación
9.9 Disposición 9.10 Documentación de los procesos de gestión de doc de archivo
10 Supervisión y auditoría 11. Formación
