ISO/TR 15489-2, esta segunda parte es un informe técnico, que recoge una metodología de implantación de la gestión de documentos derivada de la metodología australiana (Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems DIRS) Australia Diseño e Implementación de Sistemas de Registros DIRS
Origen y estructura de la norma ISO 15489 La norma ISO 15489 fue desarrollada por el Subcomité 11 de la Organización Internacional de Normalización, con el fin de mejorar las prácticas de gestión de documentos en las organizaciones. Aunque esto no debiera significar que la norma se orienta exclusivamente hacia las organizaciones del sector privado, en España se hizo esta recepción desde el primer momento, si bien se ha ido corrigiendo progresivamente, y en la actualidad se entiende que la norma es aplicable en cualquier marco organizativo. Después de todo, los recientes escándalos urbanísticos en todo el territorio nacional constituyen un inmejorable ejemplo de la necesidad de mejorar la gestión de documentos de las burocracias mediterráneas. Un análisis más detallado sugeriría que la norma es susceptible de implantación, no sólo en entornos organizativos, sino también en entornos personales. El Subcomité 11 tomó como base la norma australiana AS 4390-1996 –Records Management, si bien la norma internacional redujo la estructura de la fuente y modificó su terminología, apareciendo la primera edición en el año 2001. Por su parte, los archivos australianos adaptaron a su vez la norma ISO 15489, substituyendo su AS 4390 por la llamada AS ISO 15489 ix. En la actualidad el Subcomité 11 ha iniciado un proceso de revisión de ISO 15489, con el objeto de modificar su orientación.
La norma ISO 15489 se estructura en dos partes: ISO 15489-1 –Generalidades-, e ISO/TR 15489-2 –Directrices. La primera parte tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las organizaciones conceptos suficientes como para hacerles adquirir consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como a efectos de responsabilidad social. La segunda parte es un informe técnico de mayor profundidad, destinado a proporcionar un conjunto de procedimientos a quienes tienen que trabajar de hecho con los documentos.
ISO/TR 15489-2 Es un Informe Técnico, una guía práctica de implantación de un sistema de Gestión de documentos teniendo en cuenta la metodología australiana (DIRKS) Incide en los procesos y controles de gestión de documentos señalados en la primera parte ; con especial interés en la clasificación y la evaluación de los documentos.
Es un Informe Técnico de mayor profundidad destinado a proporcionar un conjunto de procedimientos a las personas que son profesionales o tiene q trabajar con Documentos. Esta parte está orientada al personal responsable de gestionar documentos en una organización (M.M. White-Dollman). Sin embargo, no todas las secciones de la parte 1 están detalladas en la 2: esta parte insiste de manera especial en la metodología para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos y en los procesos de clasificación y evaluación. La GUÍA puede ser utilizada tanto por aquéllos que piensan en documentos en términos de ciclo de vida, como por quienes piensan en términos de un continuum (6).- Es dinámica: actualmente está en proceso de revisión.
Estas Normas no están orientadas específicamente para la Certificación, aunque se dirige explícitamente a la gestión de los documentos en el marco de los sistemas de gestión de la calidad (ISO 9000, 9001 y 1400, 14001); concretamente involucra los “documentos de calidad”.
Diseño e implementación de sistemas de documentos (DIRkS) (DISDA)
SU ESTRUCTURA:
Cláusula 1: Explica su campo de aplicación, orientada metodológicamente a los profesionales de la gestión de documentos. (1)
Cláusula 2: Explica las políticas y Responsabilidades (6).
Cláusula 3: Profundiza en la propuesta de diseño eimplantación del sistema de gestión dedocumentos, tal y como se expone en (8).
PASO A CONDUCTA, INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
PASO B ANÁLISIS ACTIVID. NEGOCIO
PASO C IDENTIFICAR REQUISITOS .DE REGISTROS
PASO D. Evaluación . SISTEMAS EXISTENTES
PASO E ESTRATEGIAS SATISFACER REQUISITOS, (Política, Estándar, Implementación, Diseño)
PASO F DISEÑO Sistema. REGISTRO.
PASO G. APLICAR Sistema . REGISTROS
PASO H. DIRECC. REVISIÓN POSTERIOR EJECUCIÓN (
Cláusula 4: Describe los procesos y controles . (9)
Cláusula 5: Esta breve cláusula incorpora detalles delos procesos de supervisión y auditoria. (10)
Cláusula 6: Incorpora detalles acerca de lasnecesidades de formación (11).
Otros esfuerzos normativos asociados a ISO 15489
A partir de las lagunas normativas detectadas en la norma ISO 15489, el Subcomité 11, de manera aislada o en cooperación con otros comités, ha venido emprendiendo nuevos proyectos que la completan, los más significativos de los cuales son los siguientes:
a. ISO 23081 –Metadatos para la gestión de documentos. La norma ISO 23081 se dividió en principio en tres partes, y en la actualidad en cuatro. La primera de ellas, dedicada a conceptos generales, ya ha sido aprobada, así como la segunda. La tercera, aún bajo discusión, es una guía de autoevaluación fuertemente apoyada en el Proyecto MADRAS de US-InterPARES. Respecto a la cuarta, su viabilidad es todavía lo suficientemente ambigua como para que pueda explicarse en este momento.
b. ISO/TR 26122 – Análisis de procesos de trabajo para la gestión de documentos. AS 5090 es una norma de origen australiano que fue adoptada por el Subcomité 11 como documento inicial, a partir del cual desarrollar una norma internacional que determine el procedimiento para llevar a cabo el análisis de las actividades de una organización. Su incorporación al corpus normativo asociado a ISO 15489 tiene sentido, en la medida en que la norma propone la intervención sobre los documentos antes de que existan los documentos, así como un modelo de clasificación con una orientación marcadamente funcional, sin excluir el análisis secuencial. En este momento debiera entenderse que está prácticamente finalizada. c. Grupo de trabajo conjunto sobre conservación a largo plazo. Como se ha mencionado en la introducción a este texto, el Subcomité 11 ha unido esfuerzos con el Subcomité 3 –General Issues- del Comité Técnico 171 –Document Management Applications-, para analizar los problemas de la conservación a largo plazo de documentos digitales, así como posibles soluciones de conservación. El TC 171/SC 3 es muy activo a este respecto y ha proporcionado varias iluminaciones útiles, ya citadas. No obstante, debe reiterarse la afirmación de que estas iluminaciones son herramientas facilitadoras que en ningún caso debieran primar sobre los requisitos de gestión de documentos.
d. Cooperación con el Comité Técnico 10 –Technical Product Documentation- y el Comité Técnico 3 –Information structures, documentation and graphical symbols- de IEC (International Electrotechnical Commission). Desde el TC 10 de ISO se solicitó la cooperación del Subcomité 11 para la redacción de la cuarta parte de la norma ISO/IEC 82045 xxxii, aunque no parece que esta propuesta de colaboración haya tenido la respuesta que merecía. 
