ISO / TR 26122 – 2008/06/15
Primera edición
No existe una única herramienta para la implantación de un sistema de gestión documental pero la norma ISO TR 26122 información y documentación, para el análisis de registros en los procesos de trabajo, puede convertirse en una excelente opción, debido a que insta a una exploración exhaustiva por todo el entorno normativo y organizacional de cualquier organización, utilizando ya sea el análisis funcional que hace referencia a la descomposición de las funciones en los procesos o el análisis secuencial que conlleva a una investigación más detallada del flujo de operaciones o simplemente la combinación de ambos, lo anteriormente mencionado tiene como finalidad el encontrar una respuesta al momento en el que se requiera la creación, la captura o el control de un registro, los cuales se convierten en el soporte para que en un momento dado la organización pueda desenvolverse apropiadamente en los entornos jurídicos, administrativos y técnicos inherentes a su actividad. Es así como este reporte técnico abarca un listado de clausulas que van desde el planteamiento de una serie de cuestionamientos acerca del análisis de los procesos de trabajo, el alcance, los participantes y la validación del mismo, identificando la dimensión de los registros a través de una revisión contextual y el estudio de los resultados de esta, todo lo anterior está basado en dos tipos de análisis examinados con más profundidad y mostrados en un paso a paso, haciendo hincapié en la identificación de la frecuencia de las operaciones, determinando las variaciones que pueden presentarse en los procesos e indagando sobre las reglamentaciones y/o normas que rigen las operaciones, realizando siempre un análisis de los resultados obtenidos, por medio de la validación con los participantes, quienes son los gestores delegados por la alta dirección y sobre quienes recae la responsabilidad operativa y la toma de los registros en tiempo real, lo que al final de todo, genera un informe que debe ser documentado y presentado al personal encargo de los registros en la organización, con el objetivo de generar una dinámica propia de la mejora continua, sobre cada función o proceso que requiera de algún tipo de documentación.
Para lograr lo anterior el TR 26122 sirve como una herramienta de apoyo para las organizaciones que tengan establecido cualquier sistema de gestión y que deseen incorporar integralmente la gestión documental en cada uno de sus procesos; este nos muestra un análisis integral y profundo de los procesos de trabajo y emerge como una alternativa para situar a los diseñadores de los procesos de un negocio y/o a las personas que gestionan registros, dentro de un contexto donde puedan conocer todos y cada uno de los elementos que hacen parte de las actividades, aportando el ¿cómo? de una forma genérica (sin determinar un método especifico para llevar a cabo el desarrollo del análisis) e integrando los procesos con la creación, captura y el control de los registros generados, fomentando la participación y creando un gran impacto sobre la manera como se organizan, desempeñan, perciben y reflejan sistemáticamente al interior de los sistemas, ya que la documentación al final se convierte en la evidencia donde se puede observar con mayor claridad que realmente existe un sistema de gestión documental dentro de cualquier organización.
Si bien este informe es una aproximación interesante, a cómo se puede detectar la necesidad de un registro a través de la relación entre los procesos de trabajo, su contexto empresarial y las normas que rigen sus actividades, tomando en cuenta los factores que inciden en el desarrollo de una operación rutinaria, realizando una descomposición jerárquica de los procesos en sus componentes y partes constitutivas, y haciendo énfasis en las secuencias interdependientes entre los procesos con los registros, este no puede ser tomado como una norma para la obtención de una certificación, ya que él solo se limita a suministrar información en una serie de cuestionamientos presentados en tablas, para conocer los requisitos necesarios para el desarrollo de una operación a través de los análisis, los cuales parten desde una identificación y un análisis de todas las funciones de una organización, hasta el nivel micro de un proceso en particular, con el propósito de que en un momento dado se puedan aplicar y operativizar las recomendaciones que surgen como el resultado ya sea del análisis funcional que utiliza el TOP-DOWN = Planteamiento de arriba abajo, y es un método analítico que empieza por los objetivos y estrategias de la organización, identificando los programas, proyectos y procesos empleados para alcanzarlos, hasta descender al análisis de las operaciones; o el secuencial, el cual amplia el análisis de los procesos en toda la organización, y puede ser utilizado para analizar lo(s) proceso(s) y/o las operaciones agregadas que lo(s) componen.
Desde nuestro punto de vista podemos afirmar que este reporte está dirigido hacia la optimización del manejo de la información y la documentación, y tiene como objetivo principal el identificar los registros que deberían ser generados por los procesos de trabajo y la gestión de estos, con el fin de implantar una gestión proactiva en el entorno organizacional y así aprovechar el sinergismo y las complementariedades que suelen desarrollarse entre los participantes de los procesos, que van desde la alta dirección hasta el lugar donde se ejecutan las operaciones; es así como concluimos que si todas las partes interesadas trabajan con estos análisis en una estrecha cooperación, se puede lograr un consolidado que genere un nivel adecuado de gestión documental.
